VIN — Het Vlaams Innovatienetwerk

Project: Procesintegratie en -optimalisering in grafische bedrijven door de implementatie van JDF (Job Definition Format) (2009-2010)

• Drukkerijen, grafische bedrijven: voor hen is het belangrijk om vertrouwd te worden met JDF, vertrouwen te krijgen in JDF. Een goede, objectieve informatieverspreiding is voor hen noodzakelijk. Heel wat mensen (oa. leveranciers en zelfs sommige consultants) vertellen onvolledige, partijdige verhalen rond JDF. Het VIGC is volstrekt onafhankelijk en bekijkt steeds het volledige plaatje. Gezien de problematiek gaat het vooral om de grote en middelgrote drukkerijen. Kleine drukkerijen behoren niet tot de primaire doelgroep.
• Ontwerpers, uitgevers, drukwerkaankopers (klanten van drukkerijen, grafische bedrijven): ook voor hen kan JDF belangrijk zijn. Bv. voor het doorgeven van offerte-aanvragen, van bestelinformatie. Bij uitgevers zou er zelfs een volledig automatische uitwisseling van bestelgegevens tussen hun ERP-systeem en het JDF-compatibele MIS-systeem van de drukkerij kunnen zijn. Dit is zeker geen prioritaire doelgroep, maar sporadisch zal hier wel op ingespeeld worden, in belangrijke mate via de primaire doelgroep, de drukkerijen.
• Ontwikkelaars van technologie: voor deze doelgroep is het vooral belangrijk dat ze via het VIGC feedback krijgen over JDF in de praktijk. Uit een onderzoek van het VIGC rond de implementatie van JDF en de connectie tussen MIS-systemen (management informatiesystemen) en workflowsystemen eind 2007, begin 2008 blijkt een duidelijke nood hieraan. Er komen regelmatig communicatiemisverstanden voor bij de implementatie. Dat was ook een van de voornaamste achterliggende redenen voor het uitvoeren van deze studie.

Er zijn ook enkele zeer specifieke groepen klanten waarvoor JDF interessant kan zijn, die dus tot de doelgroep van dit project behoren. Het gaat hier exclusief over grote drukwerkaankopers die over een of ander ERP-systeem beschikken waarin de informatie over het drukwerk reeds in zit. Concreet voorbeeld: uitgeverijen. Zij hebben reeds alle technische informatie over hun boeken (bv. aantal pagina’s, formaat, …) in hun ERP-systeem zitten. Dit zou relatief eenvoudig moeten kunnen geëxporteerd worden naar JDF – het is immers een XML-implementatie – die dan vervolgens door de systemen van een drukkerij kan geïmporteerd worden.

Informatie-uitwisseling (bv. jobgegevens, productiegegevens) gebeurt in de grafische industrie in belangrijke mate nog op papier, zoals vorig jaar bleek uit een VIGC-onderzoek bij drukkerijen: 11 van de 12 bedrijven gebruiken nog een papieren orderbon. Er is ook geen automatische terugkoppeling van productiegegevens (waaronder de tijd die aan een job werd gewerkt) naar administratieve gegevens, waardoor het bedrijf eigenlijk ook geen goed idee heeft over de werkelijke kostprijs van een order. Een grondige nacalculatie gebeurt niet. Administratie en productie zijn twee compleet gescheiden werelden. Ook binnen de productie zijn er dikwijls verschillende eilanden die onvoldoende of niet gestructureerd met mekaar communiceren. Dit leidt tot bizarre omstandigheden waarbij een job op zich volledig digitaal is (bv. een PDF), maar alle jobinformatie, alle bijbehorende instructies nog met een papieren orderzak worden gecommuniceerd.

Nochtans kan het anders. Via het leveranciersonafhankelijke ‘job definition format’ (JDF, een XML-gebaseerde taal voor gegevensuitwisseling) kan jobinformatie digitaal worden doorgegeven. Zelfs de wensen van klanten kunnen via JDF beschreven worden. En machines, workflowservers… kunnen via JDF (of de subset JMF, job messaging format) productiegegevens terugkoppelen naar het administratieve systeem. Maar JDF is nog in ontwikkeling en vooral een ‘plug & play’ tussen verschillende systemen is nog geen realiteit. Als we JDF op de Gartner Hype Cycle moeten plaatsen, dan komen we nu net uit het ‘through of desillusionment’ en zijn we op weg naar de ‘slope of enlightment’.

Gedurende twee jaar zijn er, in het kader van het project, heel wat activiteiten vanuit het VIGC georganiseerd. Hieronder vindt u een overzicht.

Seminaries:
Gedurende de afgelopen twee jaar heeft het VIGC 22 seminaries gegeven met als doel een beter zicht te geven over de grafische productie. Het gaat hier om zowel de 'introductie in JDF', dat volledig gewijd is aan JDF, als andere seminaries waar JDF een van de topics is. Of het nu gaat om een seminarie specifiek rond JDF, of dat JDF slechts een van de onderwerpen is, telkens worden de mogelijkheden van JDF geschetst, naast een aantal aandachtspunten, om zo de deelnemers een goed zicht te geven op het onderwerp.
In totaal zijn er 312 mensen die deze opleidingen hebben gevolgd. Sommige van de seminaries werden ook in house gegeven.

JDF-tutorial file:
Als bedrijven denken aan JDF, dan wordt er vaak gedacht aan het aansturen van machines of aan de terugkoppeling van tijdregistraties naar het MIS-systeem. Maar JDF kan meer dan dit alleen. Om dit aan te tonen heeft het VIGC een tutorial file ontwikkeld om uit te leggen hoe andere mogelijkheden gebruikt kunnen worden. De tutorial file is iets dat gratis gedownload kan worden van de VIGC-website.
Tussen eind september 2010 en eind november 2010 werd de tutorial file 190 keer gedownload.
Naast de JDF-tutorial file heeft het VIGC nog heel wat andere tutorials ontwikkeld (in het kader van andere projecten) om de industrie een handje te helpen. Alle tutorial-files kan u hier terugvinden: http://www.vigc.be/tutorial-files/

Consulting:
Naast opleiding en sensibilisering, doet het VIGC ook aan adviesverlening (consulting). Dit werd gedurende de afgelopen twee jaar ook gedaan in het kader van dit project rond JDF. Zo werden er enkele consultingopdrachten uitgevoerd met het oog op efficiëntieverhoging door het implementeren van een JDF-workflow of het optimaliseren van een bestaande JDF-workflow. Deze opdrachten werden met succes afgerond en hebben steeds tot een kennisverhoging en een efficiëntieverhoging binnen het bedrijf geleid. Enkele voorbeelden van dergelijke opdrachten kan u terugvinden in bijlage (representatieve activiteiten).

Presentaties:
Naast de eigen seminaries en andere activiteiten wordt het VIGC ook gevraagd om presentaties te geven op activiteiten die door anderen georganiseerd worden. Zo heeft het VIGC de mogelijkheid gehad om op een grafische vakbeurs haar tutorial file 'JDF voor drukwerkaankopers' uitgebreid te bespreken, voor een groep van een 40-tal aanwezigen.

Lastenboeken:
Bij een investering is het belangrijk om eerst goed na te denken wat de gewenste situatie is en waar men in de toekomst naartoe wil gaan. Een nuttig hulpmiddel hiervoor is een lastenboek. Het VIGC heeft enkele lastenboeken opgesteld die bedrijven kunnen gebruiken bij hun investeringsbeslissing. In iedere lastenboek wordt er aandacht gegeven aan de JDF-compatibiliteit en verdere automatiseringsmogelijkheden.

Artikels:
Maandelijks stelt het VIGC een nieuwsbrief op dat naar al haar leden wordt verzonden. De artikels gaan over efficiëntieverhoging van de productie, laatste nieuwe trends in de industrie, nieuwe technologieën, enz. Meer info over een dergelijk artikel kan u terugvinden in bijlage (representatieve activiteiten).

Kennistesten:
Een goede, up-to-date kennis is noodzakelijk om aan innovatie te beginnen en te begrijpen wat ermee gedaan kan worden. Maar al te vaak merken we bij het VIGC dat mensen hun kennisniveau iets te hoog inschatten, waardoor ze het niet onmiddellijk zinvol vinden om zich bij te scholen. Dit kan leiden tot foutieve beslissingen of verkeerde investeringen. Om de industrie een beeld te geven van hun kennisniveau heeft het VIGC een Kennistest rond JDF ontwikkeld. Deze test bestaat uit 10 vragen over JDF die dagdagelijks in de praktijk voorkomen. Na de deelname aan de online test krijgt de deelnemer onmiddellijk zijn score, samen met een overzicht van de juiste antwoorden.
Naast de kennistest rond JDF heeft het VIGC nog enkele andere testen ontwikkeld rond het thema kleur, PDF en de grafische industrie in het algemeen. Deze testen kan u hier terugvinden: http://www.vigc.be/test-uw-kennis/
In de VIGC-enquête 'Waar bent u mee bezig?' van eind 2010 werden ook enkele vragen over de implementatie van JDF gesteld. Een kwart had JDF al geïmplementeerd in de drukkerij, ongeveer een kwart had dat op korte termijn gepland (<2 jaar), nog eens een klein kwart op iets langere termijn (>2 jaar). In de prepress zagen we ongeveer identieke cijfers. In de afwerking is de implementatie iets dat op iets langere termijn gezien wordt.

• grafisch management
• grafische en digitale media
• Grafische technologie
• JDF